핵심 포인트
정기 업무 템플릿을 만들어두면, 반복 업무를 사람의 기억이 아니라 시스템으로 관리 하면서 업무 누락 가능성과 운영 리스크를 함께 낮출 수 있습니다.
모든 정기 업무를 한 눈에 보이는 구조로 관리할 수 있습니다. 담당자와 관리자가 같은 기준으로 보며 진행 상황을 크로스체크할 수 있습니다. 월별·연간 업무 흐름이 보여 리소스와 일정 계획이 쉬워집니다.사람의 기억이 아니라 구조로 굴러가는 시스템
요즘 자동화가 많이 발전했지만, 여전히 사람이 직접 챙겨야 하는 업무는 남아 있습니다.
특히 소규모 조직일수록 한 사람에게 맡겨진 업무의 범위가 넓고, 정기 업무가 많은 직무일수록 작은 누락이 반복되기 쉽습니다.
이런 상황에서 담당자의 기억에만 의존하게 되면 운영 리스크도 자연스럽게 커지게 되죠
그래서 담당자와 관리자가 같은 화면에서 업무를 보고, 서로 크로스체크할 수 있는 관리 구조를 만들었습니다.
이번에는 그중 회계 담당자 업무 관리 사례를 공유해보려 합니다!
이것도 마찬가지로 예전에 만든거라 수작업이 있는데 지금 다시 만든다면 일부는 자동화로 훨씬 더 가볍게 운영할 수 있을 것 같아요.
1. 담당자가 절대 놓치지 않는 업무 관리 틀 만들기
회계·재무 업무는 주·월·연 단위로 반복되는 루틴 업무가 많고, 대부분 기한이 정해져 있습니다.
특히 실무 담당자가 한 명인 조직에서는 업무가 개인의 기억에 의존하게 되고, 그만큼 누락 가능성도 높아질 수밖에 없습니다.
실제로 많은 스타트업들을 만나면서 이런 부분에 대한 고충이 있는 경우를 많이 봐오기도 했구요.
모든 정기 업무를 월 단위로 한 눈에 보고, 미리 준비할 수 있는 구조를 만들 수 없을까?
그 고민의 결과로 만든 것이 아래의 업무 체크리스트 – 캘린더 – 백로그 구조입니다.
회계 직무뿐 아니라, 주기적인 업무가 있는 어떤 팀에도 그대로 적용할 수 있습니다.
업무 체크리스트
담당자의 모든 업무를 한 눈에 보여줍니다(아래는 업무의 전체가 아닌 일부입니다)
일정 캘린더
위 체크리스트와 연동되어 한 곳에서만 입력하면 자동으로 업데이트 됩니다.
이번 달, 다음 달 어떤 업무가 몰려 있는지 미리 파악해 효율적으로 리소스와 일정을 조정할 수 있습니다.
백로그
정기 업무 외에 프로젝트성 업무나 아이디어는 백로그로 모아두고, 여유가 생길 때 하나씩 꺼내 진행했습니다.
2. 이런 업무 방식, 왜 좋을까?
이렇게 관리했을 때 체감했던 장점은 크게 세 가지였습니다.
초고속 인수인계가 가능하다.
소규모 대부분 조직은 입·퇴사가 비교적 잦은 편입니다.
사람이 바뀔 때마다 인수인계를 하는 데 많은 리소스가 들고, 그 과정에서 업무에 구멍이 생기거나, 수습 기간에 핏이 맞지 않아 다시 채용을 해야 하는 상황도 발생하곤 합니다.
하지만 이 구조에서는 후임자가 들어와도 하루만에 전체 업무 흐름을 파악할 수 있고, 각 업무는 옆에서 한 번씩만 설명해주면 바로 이어서 진행할 수 있습니다
업무를 놓칠 확률이 줄어든다
담당자와 관리자가 같은 화면에서 데드라인과 진행 현황을 함께 확인할 수 있어, 업무가 누락될 가능성이 크게 줄어듭니다.
체크리스트 옆에 결과물을 바로 확인할 수 있는 페이지를 연결해두었기 때문에, 별도로 보고를 받지 않아도 결과물 유무만으로 업무 완료 여부를 한 눈에 파악할 수 있습니다.
여기에 더해, 주 1회 미팅에서 체크리스트를 함께 보며 진행 상황과 이슈를 점검하면 관리 효율이 훨씬 높아집니다.
1년 사이클의 업무를 한 눈에 확인할 수 있다
월별로 어떤 업무를 챙겨야 하는지 한 눈에 보이기 때문에, 업무 리소스와 시간을 보다 계획적으로 배분할 수 있습니다.
예를 들어 이번 달에 정기 업무가 비교적 적다면, 백로그에 쌓아둔 프로젝트를 하나씩 꺼내 병행하는 식으로 업무를 유연하게 운영할 수 있습니다.
3. 관리자용 체크리스트 만들기
각 담당자의 체크리스트를 관리자 보드와 연결하면,
•
관리자 자신의 업무
•
각 팀원의 진행 상황
을 한 화면에서 함께 볼 수 있습니다.
여러 페이지를 오가며 확인하지 않아도 되니, 관리 입장에서도 훨씬 수월해집니다
정기 업무가 많은 조직일수록, 사람의 기억이 아니라 구조가 업무를 기억하게 만드는 방식이 큰 힘이 됩니다.
이런 식으로 흐름을 한 눈에 보이게 정리해두는 것만으로도 업무 누락을 줄이고, 인수인계와 관리 부담을 훨씬 가볍게 만들 수 있었습니다.
더 자세한 내용은 아래에서 확인하실 수 있어요.
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